Entendidas como una excelente instancia de la que dispone un equipo de trabajo u organización para comunicarse, coordinarse, intercambiar ideas y/o tomar decisiones, las reuniones manejadas adecuadamente pueden entregar resultados muy positivos. Sin embargo, cuando se abusa de ellas- y se cae en el síndrome conocido como “reunionitis”- las consecuencias pueden ser negativas.
Andrés Cardemil, nuestro CEO, afirma que sobreexplotar este tipo de formato, aunque no sea necesario, puede jugar en contra de los asistentes a ella y transformarse en una verdadera pérdida de tiempo.
“Hay que evaluar si la situación o temática amerita convocar a una reunión. Si no es esencial, la recomendación es simplemente no hacerla”.
En el caso de efectuar una reunión, es importante que aquella tenga uno o más objetivos, es decir, que cuente con las directrices claras para su correcto desarrollo; otro consejo que entrega apunta a definir, adecuadamente, a los participantes e invitarlos con anticipación para tener éxito en la convocatoria; y una tercera recomendación es contar con un listado de temas por cada objetivo a lograr y asignar un tiempo para abordar cada uno de ellos.
“La idea, en el fondo, es evitar la improvisación cuando se convoca a una reunión para así aprovechar al máximo ese momento, transformarlo en algo productivo y no hacer perder el tiempo a cada uno de los asistentes”.
¿QUÉ PASA SI ALGUIÉN NO PUEDE ASISTIR?
Si alguno de los citados a la reunión no puede participar en ella, la sugerencia es que la no asistencia o ausencia a dicho encuentro sea informada con empatía y asertividad.
“Empatía en el sentido de ponerse en el lado de los que sí asistirán y Asertividad entendida como la capacidad de exponer claramente los argumentos que impiden a esa persona estar presente en tal reunión”.
En relación al mínimo de anticipación que debe tener un trabajador para cancelar una reunión va a depender de cada reunión y de con quién uno se reúna.
“Por ejemplo, si me citó mi jefe, gerente o dueño de la empresa la razón para justificar la cancelación de la reunión debe ser muy grande (ej. Una emergencia con clientes o proveedores, un tema personal o familiar, etc.). Si me juntaré con mis colegas, la idea es avisarles que no se asistirá con un par de días de anticipación y dando las razones de ello. Obviamente en ambos casos, uno debe comprometerse con posterioridad a la reunión a solicitar información acerca de las materias que se trataron en ella, como una manera de demostrar interés y compromiso”.
