Por qué ser multitasking no es buena idea ni estrategia para ser más productivo

Realizar múltiples tareas al mismo tiempo es una dinámica que se ha afianzado con el uso de las tecnologías de la información, pero esta manera de trabajar puede impactar negativamente la capacidad de concentración y la salud mental, entre otros aspectos.

Atender una videoconferencia mientras se revisa un reporte y se contesta un correo electrónico es un escenario real de la multitarea o multitasking, una técnica de trabajo que consiste en realizar varias actividades al mismo tiempo y que se expande de la mano de la tecnología. Sin embargo, esta dinámica puede tener consecuencias para la salud mental de la fuerza laboral.

“Cuando realizamos varias tareas al mismo tiempo tenemos varios impactos. Primero, disminuye la capacidad de concentración y hay una fragmentación de la atención; segundo, se reduce la capacidad de procesar información con precisión, esto genera mayor estrés cognitivo, fatiga mental y agotamiento. También hay un menor rendimiento y posibilidad de recordar detalles importantes”, expone Jorge Gutiérrez Siles, consultor senior de la firma Kaysa Salud y Bienestar.

La última edición del Índice de Tendencia Laboral de Microsoft WorkLab muestra que el 64% de las personas a nivel global no tiene el tiempo y energía suficiente para hacer su trabajo debido a la sobrecarga digital de correos electrónicos, mensajes o reuniones virtuales.

La multitarea se ha extendido con las nuevas tecnologías y la hiperconectividad, hoy una persona tiene la posibilidad de contestar una llamada de trabajo y al mismo tiempo revisar la computadora. Pero esta dinámica de trabajo también ha crecido por una falsa sensación de productividad, subraya Jorge Gutiérrez.

Sin embargo, las afectaciones al bienestar mental de los colaboradores pueden desencadenar en todo lo contrario. “Participar en múltiples tareas que exigen atención simultáneamente puede ser agotador cognitiva y físicamente. Además, el desempeño en tareas individuales puede verse afectado de tal manera que se cometan errores y disminuya la productividad general”, indica un estudio de la Universidad de Utah, publicado en la revista Plos One.

Para Nora Taboada, fundadora de la firma AFE-Liderazgo Consciente y coach ejecutiva, las afectaciones del multitasking pueden ir más allá del plano laboral. “La multitarea daña la atención y la memoria, y esto es delicado porque nuestra capacidad de almacenar memoria disminuye. Para que tengamos un recuerdo vívido y una mejor función cognitiva, debemos estar completamente concentrados. Cuando vivimos con multitasking, nuestras memorias se empiezan a guardar como pixeleadas y los recuerdos de la vida empiezan a quedar así”.

Diversos estudios han cuantificado que durante una jornada laboral las personas están sometidas en promedio a 60 diferentes distracciones, señala la especialista. Aunque esta referencia es previa a la pandemia y el crecimiento del trabajo remoto. De hecho, una encuesta de la plataforma Kokatu identifica al menos 34 distractores cuando se labora desde casa. En este sentido, explica Nora Taboada, se pueden realizar múltiples tareas por una necesidad de eficiencia o de manera inconsciente.

La multitarea, agrega Jorge Gutiérrez, genera niveles más altos de cortisol, también conocida como la hormona del estrés. “El cerebro no tiene la capacidad para atender diversas actividades, lo que hacemos es switchear de una u otra, y cada switcheo viene acompañado de una red de pensamientos asociados a la actividad. Si tienes varias tareas, lo que está en juego son diversas redes en contacto y eso genera una situación de desgaste que desencadena en problemas cognitivos. Y esto es sólo un elemento que contribuye a trastornos de estrés y ansiedad”.

De acuerdo con un informe del McKinsey Global Institute (MGI), los trabajadores destinan en promedio el 28% de su jornada laboral sólo para la gestión de correos electrónicos. El dato es previo al impacto de la pandemia y no considera el crecimiento del uso de nuevas tecnologías con el teletrabajo.

Nora Taboada considera que el multitasking puede responder a la intención de las personas de ser más productivas e eficientes, pero también se vincula con mayores cargas de trabajo que “presionan para terminar las actividades más rápido”. Sin embargo, el uso intensivo de la tecnología es un tercer factor que puede ocasionar que los empleados, de manera inconsciente, empleen esta técnica de trabajo.

Pero independientemente de la hiperconectividad acentuada por la pandemia y las nuevas formas de trabajo, Jorge Gutiérrez subraya que como condición humana, siempre hay una “necesidad de distracción o evasión emocional. El multitasking puede ser un autoengaño para sentirnos productivos, y este autoengaño es para evitar esa sensación de vacío o falta de propósito”.

¿Cómo lograr ser verdaderamente productivos?

Ya sea que la multitarea derive de malos hábitos o una necesidad de sentirse productivo, hay diversas medidas que se pueden considerar para evitar caer o mantenerse en esta dinámica y, con ello, los efectos para la salud mental.

Desde la óptica de Jorge Gutiérrez, es importante que las personas establezcan prioridades y limiten las distracciones, como la técnica pomodoro, un método de gestión del tiempo para trabajar en bloques de 25 minutos sin interrupciones y con pausas de entre 5 y 10 minutos.

Además de esto, Nora Taboada opina que la práctica de mindfulness puede ayudar a evitar la multitarea, porque fortalece la capacidad de concentración. “Cuando nos concentramos en ejercicios de respiración y en el presente, vamos cambiando el cableado de nuestro cerebro”.

Los especialistas coinciden en que el desarrollo de nuevos hábitos para organizar mejor el tiempo de trabajo puede contribuir para prevenir el multitasking. Aunque también se requiere un cambio en las culturas organizacionales para establecer objetivos claros y no darle un sentido de urgencia a todas las tareas.