Consejos para aprovechar al máximo las reuniones virtuales

Dado que muchas personas en el país continúan trabajando de manera remota o híbrida, una buena parte de las reuniones en las organizaciones también tienen el carácter de virtual, ya sea que éstas se efectúen mediante Zoom, Teams, Webex u otra herramienta tecnológica.

Frente a esta realidad, que llegó para quedarse, es importante considerar algunas recomendaciones para que dichos encuentros de trabajo puedan entregar resultados positivos y permitan avanzar en ciertas materias:

1. Analizar si se justifica la reunión. Hay que evaluar si la situación o temática amerita convocar a la reunión virtual. Si no es esencial, la recomendación es simplemente no hacerla.
2. Establecer objetivos y temas. En el caso de efectuar una reunión virtual, es importante que aquella tenga uno o más objetivos, es decir, que cuente con las directrices claras para su correcto desarrollo. A su vez, por cada meta establecida se debe definir un listado de temas relacionados y asignar un tiempo para abordar cada uno de ellos, para evitar que la reunión se extienda demasiado.
3. Elegir la plataforma de videoconferencia que se usará. Sea Zoom, Teams u otra aplicación, lo esencial es que dicha herramienta esté en manos de todos los participantes y que la sepan utilizar correctamente.
4. Participantes e invitación. La persona que convoca a la reunión virtual debe definir a los participantes e invitarlos con anticipación para tener éxito en la convocatoria. El consejo es enviar, con al menos 2 días de anticipación, la respectiva citación virtual para que los convocados tengan claridad del motivo de ella, su fecha y hora de realización.
5. Verificar la conexión a Internet, audio y video. Cada uno de los participantes debe chequear previamente que su conexión de banda ancha esté operativa para la reunión virtual, así como la calidad del audio y cámara de su computador o teléfono inteligente.
6. Locación y Comodidad. Es fundamental que cada participante escoja un lugar de su casa que sea cómodo, y que le permita tener tranquilidad para hablar y escuchar, junto con tener suficiente luminosidad.