Comunicación efectiva. Cinco errores a la hora de hablar con un alto ejecutivo

Prepararse, ignorar los detalles superfluos y tomar una postura son claves para lograr un intercambio productivo.

Con tantos cambios en la cultura corporativa, una práctica en particular sigue siendo esencial para la funcionalidad de cualquier organización: la comunicación. En un momento en que los empleados individuales luchan por articular y demostrar su valor, la forma en que interactúan con los altos ejecutivos ayudará a definir su trayectoria profesional. Sin embargo, aprender a comunicarse a este nivel puede ser uno de los aspectos más desafiantes del desarrollo profesional.

Hay un proceso directo y simple, pero la mayoría de las personas ignoran la oportunidad de estar bien preparados. Seguir algunos pasos básicos puede cambiar drásticamente el rumbo de la comunicación efectiva. Dominar esta habilidad posiciona a un empleado como un socio confiable para el pensamiento y la productividad de un ejecutivo, lo que aumenta la probabilidad de que se busque la colaboración del empleado. Los líderes, como cualquier otra persona, se sienten atraídos por aquellos que les agradan y respetan, sentando las bases para oportunidades y promociones orgánicas. La comunicación efectiva y fuerte es una excelente manera de quedar mejor posicionado.

A continuación algunos errores comunes que cometen las personas al transmitir esta información y algunos consejos para evitar caer en ellos.

1. Dar demasiados detalles

   Los altos ejecutivos a menudo no requieren el mismo nivel de detalle que los trabajadores en los niveles más bajos de la organización. Debido a que operan a un nivel superior, observando los desafíos de toda la empresa, cualquier conversación que profundice en los detalles se descarrilará rápidamente. Las comunicaciones deben seguir siendo de alto nivel y estratégicas. Los detalles a menudo incluyen datos pertinentes necesarios para tomar decisiones efectivas, pero la capacidad de comprender el contexto más amplio y filtrar información irrelevante recae sobre los hombros del empleado. La tarea en este caso es tratar de pensar como el ejecutivo. Buscar una visión más amplia del tema para finalmente llevarlos a una decisión. El empleado tiene todos los detalles, pero su papel en la comunicación es identificar lo esencial de una manera rápida y sencilla.

2. Falta de opinión

   Si el empleado no deja en claro su posición sobre el tema, los ejecutivos sentirán inmediatamente una falta de convicción en la narrativa, lo que le quita al empleado cualquier esperanza de validez. Pero no hay que ignorar la posibilidad de que haya un panorama más amplio del que el empleado no esté al tanto, y la posibilidad de que el ejecutivo pueda ofrecer una perspectiva que podría afectar una opinión existente. Hay que expresar con confianza la opinión personal y brindar el apoyo necesario de manera concisa.

3. No anticipar las preguntas

   Comunicar es un ejercicio de toma y daca. Mucha gente comete el error de centrarse únicamente en la presentación, ignorando las consecuencias que surgen de posibles preguntas, objeciones o desafíos de la contraparte. Hay que anticipar las preguntas que puede hacer un ejecutivo para demostrar una preparación completa y tenga las respuestas listas. Esto no solo generará confianza: también muestra la capacidad de ver una situación desde una perspectiva holística y orientada a las soluciones.

4. No prepararse

   La preparación es clave. Hay una cita muy conocida de Mark Twain que dice: “Perdón por escribirte una nota larga, no tuve tiempo de escribir una breve”. La comunicación efectiva requiere tiempo, pensamiento y enfoque.

   Preparar una presentación incluye evaluar la importancia de la filtración de detalles, asegurar una opinión y anticipar desafíos. De esta manera es posible evitar que la conversación vaya en una dirección no deseada. La preparación adecuada es fundamental para un resultado exitoso.

5. No elegir bien el foco

   Hay dos principales focos en la preparación de cualquier comunicación: lo que el ejecutivo necesita saber y lo que el empleado quiere que sepa. Hay una diferencia palpable entre los dos. Lo primero siempre es dar a conocer los hechos, por lo general nunca más de tres puntos principales. Y más allá de identificar estos hechos, deben ser comunicados de forma directa y sucinta.

   Lo que el empleado quiere que sepan es muy diferente. Estos son los intangibles que tal vez se deseen comunicar de manera no verbal. Hay formas de transmitir mensajes como “Soy un líder efectivo” e incluso de hacer implicaciones sutiles sobre el resultado que se está buscando con una charla. Este es el matiz en el que se puede enmarcar una comunicación, de manera de que el empleado logre un beneficio, sin dejar de transmitir el mensaje.

Dedicar tiempo y energía a lo que se debe y no se debe hacer en la comunicación con los altos mandos brinda la oportunidad de ser visto como un empleado valioso, confiable y conocedor, y potencialmente como un futuro líder.