Pasos a seguir para lograr un onboarding efectivo

En los últimos años se habla mucho de la importancia del onboarding en las empresas. Este término inglés viene a definir el mecanismo o proceso a través del cual las nuevas incorporaciones o nuevo personal de una empresa adquieren las habilidades y conocimientos necesarios para convertirse en parte efectiva de la organización.

Es decir, onboarding es el procedimiento mediante el cual se planifica el recibimiento de quienes se incorporan a la compañía para que puedan desempeñar adecuadamente sus funciones. Se trata, por lo tanto, del diseño del proceso de adaptación a la cultura organizativa de la empresa y la integración en el equipo de trabajo.

El departamento de Recursos Humanos es el responsable de esta fase del recibimiento de nuevos empleados. Pero, más allá de ser un tema exclusivamente de RRHH, el onboarding es un verdadero proceso estratégico para las operaciones de la empresa. Tanto es así, que influye directamente en la productividad, la descentralización y la retención del talento.

Cómo hacer un onboarding efectivo

El proceso de onboarding ha de ser lo más eficiente posible si lo que se quiere es aprovechar todos sus beneficios. Como ya se ha adelantado, la productividad e, incluso, competitividad de la empresa dependen directamente de que este proceso se lleve a cabo con éxito. Se podría decir que es vital para las empresas, por lo que estas prestan cada vez más atención a esta fase de reclutamiento.

Desde Mindgram, plataforma europea B2B que ofrece apoyo integral a los empleados en el ámbito del bienestar, han apuntado los pasos necesarios para llevar a cabo un onboarding eficiente:

• Alinear las expectativas de las áreas a las que se incorporarán los nuevos empleados con las de los encargados de realizar el proceso.
• Elaborar un plan de acción que especifique los requisitos necesarios para formar parte de la organización, así como la planificación de las actividades necesarias para comprender dichos requerimientos.
• Brindar a las nuevas incorporaciones la oportunidad de participar en las actividades del equipo ejecutivo.
• Demostrar con el ejemplo los valores bajo los cuales se rige la organización para que las nuevas incorporaciones puedan verlos en acción y no queden en meras palabras.
• Crear una imagen sólida y positiva de la organización a través del empoderamiento de toda la plantilla.
• Dar la suficiente autonomía a quienes acaban de incorporarse a la empresa.
• Otorgar feedback oportuno de manera regular para poder identificar y corregir los posibles errores que pudieran surgir en cualquier momento y puedan perjudicar a la organización.
• Automatizar los procesos haciendo hincapié en la interactividad. Esto favorece el compromiso de todos los integrantes de la empresa.
• Llevar a cabo encuestas de seguimiento para revisar el proceso de onboarding. Todos los momentos de este proceso -reclutamiento, formación e incorporación- han de ser medidos y escrutados para ver si realmente se está haciendo bien.

Al seguir todos estos pasos se podrá lograr una mayor retención del talento, al tiempo que se hará más agradable y eficiente la incorporación de nuevo personal a la empresa.

Ahora bien, el proceso de onboarding no termina con la incorporación de nuevas personas. De hecho, se han de diseñar una serie de estrategias a medio plazo para seguir la evolución de las nuevas incorporaciones. Por lo general, lo adecuado es planificar a 30, 60 y 90 días una serie de metas a alcanzar.

Metas del proceso de onboarding

Para tener éxito en el proceso de onboarding se ha de tener una continuidad, es decir, dicho proceso ha de seguir estando presente durante un determinado período de tiempo.

Es un proceso que solo finalizará cuando la persona que se haya incorporado a la empresa pueda demostrar resultados por sí misma. Esto sucederá cuando se haya superado la fase de aprendizaje y se desempeñen con soltura las funciones adjudicadas.

Para evaluar este desempeño, la persona recién incorporada debe cumplir con algunas metas en determinados tiempos. Estas metas son las siguientes:

En un plazo de 30 días las nuevas incorporaciones deben:

• Aprender a utilizar las herramientas necesarias para desarrollar su trabajo.
• Conocer y aceptar como propia la cultura de la empresa.
• Conocer el producto o servicio en profundidad.

En un plazo de 60 días, las metas a alcanzar serían:

• Colaborar y trabajar con otros equipos o departamentos de la empresa.
• Participar en las reuniones semanales como parte de su rutina diaria.
• Utilizar con soltura el software de talento humano para saber cuantificar sus avances.

En un plazo de 90 días, los objetivos o metas serían:

• Ser capaz de asumir mayores responsabilidades y hacer frente a cualquier tipo de dificultad que se presente en su área de trabajo.
• Completar un proyecto y ser capaz de proponerlo y defenderlo en su área de trabajo.

Es evidente que a las empresas no les interesa que haya mucha rotación, pues eso significaría una ingente cantidad de energía, recursos, tiempo y dinero empleados en balde. De ahí la importancia de captar y retener el talento mediante un buen proceso de onboarding.